تاریخ انتشار: بهمن ۱۳۹۹
در بسیاری از سازمانها، دانش ارزشمند تنها در ذهن افراد وجود دارد. وقتی یک کارمند کلیدی سازمان را ترک میکند، این دانش هم با او میرود. مستندسازی دانش سازمانی راهحلی است که این وابستگی را کاهش میدهد.
دانش سازمانی به دو دسته اصلی تقسیم میشود: دانش صریح که قابل مستندسازی است مانند رویهها، دستورالعملها و گزارشها؛ و دانش ضمنی که در تجربه و مهارت افراد نهفته است و انتقال آن دشوارتر است. هر دو نوع برای سازمان ارزشمند هستند اما راهکارهای متفاوتی برای حفظ و انتقال آنها وجود دارد.
موانع رایج مستندسازی شامل کمبود وقت، نبود فرآیند رسمی و نگرانی از دست دادن جایگاه است. برخی کارکنان ترجیح میدهند دانش را نزد خود نگه دارند چون آن را منبع قدرت میدانند. حل این مسئله نیازمند رویکردی ترکیبی از فرهنگسازی، فرآیند و ابزار است.
بهترین نقطه شروع، مستندسازی فرآیندهای بحرانی است. برای هر فرآیند یک صاحب (Process Owner) تعیین کنید که مسئول نگهداری مستندات باشد. مصاحبه با کارشناسان با تجربه و ثبت روشهای عملی آنها (Know-How Capture) یکی از موثرترین روشها برای انتقال دانش ضمنی است.
مستندسازی دانش یک پروژه یکبار مصرف نیست، بلکه یک قابلیت سازمانی است که باید به تدریج ساخته شود. سازمانهایی که این قابلیت را دارند، در برابر ریسک خروج نیروی کلیدی مقاومتر هستند و میتوانند دانش خود را به افراد جدید سریعتر منتقل کنند.